¡Por fin Microsoft Forms y Excel (para la web) sincronizados!
¡Saludos!
Abraham Valencia
Lima, Perú
¡Por fin Microsoft Forms y Excel (para la web) sincronizados!
¡Saludos!
Abraham Valencia
Lima, Perú
En muchas ocasiones he recibido consultas sobre cómo lograr que nuestro archivo Excel se vea a través de una web y que, al actualizar los datos del archivo, automáticamente se visualicen en dicha web (Ojo, no descargar un archivo, sino, verlo en la misma web). La primera respuesta que casi siempre se lee o escucha es “no se puede”, pues incluso convirtiendo un archivo Excel en formato HTML al ser incluido en una página web, necesariamente hay que reemplazar el archivo por uno nuevo para que se vean los datos actualizados. Entonces ¿es correcto responde que no se puede? Veámoslo hoy.
En esta ocasión vamos a suponer que queremos compartir a través de una pagina web los resultados de nuestras ventas, incluyendo algún gráfico, y tal como hemos mencionado queremos que cualquier persona lo vea y tan solo utilizando Excel. Nuestra hoja tiene de este modo los datos y un gráfico:
Ahora guardaremos nuestro archivo en OneDrive, en mi caso, y para facilitar las cosas, tengo la app respectiva en el Windows 10 de mi portátil.
Una vez guardado, ya sea por web o por la app, podremos ver dicho archivo en nuestro OneDrive
.
En la versión web de OneDrive, dale clic derecho al archivo y elige “Insertar”.
En la ventana que se abrirá dale clic al botón “Generar”
.
En la siguiente ventana dale clic a “Personalizar la forma en que este libro insertado se mostrará a otros usuarios”.
En la página que se abrirá, personalicen la hoja de Excel eligiendo las opciones que más les convengan para que las personas visualicen.
Una vez hecho eso, no olvides copiar el código del final de la página.
No olvides guardar el código copiado en algún lado, como por ejemplo en el Bloc de Notas.
En nuestra web, crearemos una página, en mi caso uso Blogger y se vería algo así, tanto en diseño como en código HTML.
Ahora agregaremos el código copiado a nuestra página web. Debería quedar algo así:
Luego, en nuestra web debería verse como esto, por supuesto dependiendo del tamaño que hayamos elegido, así como las opciones activadas.
Ahora, cuando cambien los datos en su archivo de Excel, sea en la app o a través de Excel Online, dichas modificaciones ser podrán visualizar directamente en el enlace respectivo. En mi caso, este: Enlace
Y eso es todo por hoy, espero les sea útil.
Abraham Valencia
Nota: El formato de fecha, separador de miles o separador de decimales que se ve en la web generada, depende del de tu Excel Online.
Hace algunas semanas comentábamos cómo conectar Excel con una Hoja de Cálculo de Google a través de Power Query (Enlace) y hace un par de días, en uno de los foros en los cuales participo, un usuario hacia una pregunta que me llevó a decidir escribir algo parecido, pero en esta ocasión usando un archivo de Excel en OneDrive (personal). Entonces, vamos a lo nuestro.
Supongamos que tenemos un archivo con datos en nuestro OneDrive al que acceden muchas personas y lo van actualizando con datos nuevos (incluso puede ser un archivo de Excel Online creado a través de Microsoft Forms, pero en OneDrive) y nosotros necesitamos esos datos, pero en nuestra PC de escritorio.
Entonces, para mi ejemplo tengo esto en mi OneDrive:
Si desde un libro de Excel queremos usar Power Query (pestaña “Datos”, grupo “Obtener y transforma datos”, algunas de sus opciones) para conectarnos al archivo ubicado en OneDrive e intentamos usar su propio enlace (el que se ve en la barra de navegación) o el enlace que nos brinda la herramienta Compartir de Excel Online o de OneDrive, pues no podremos obtener los datos y Power Query nos devolverá como resultado solo etiquetas sin utilidad o sin dato alguno; entonces ¿cómo hacemos?
En el OneDrive ubiquemos nuestro archivo y démosles clic derecho y en el menú que se despliega elijamos la opción “Insertar”.
En las opciones que se despliegan, dar clic al botón “Generar”.
Podemos pegar dicho código en Word o el Bloc de Notas o en donde deseemos. Es importante eso pues lo vamos a usar. Este es el mío:
<iframe src="https://onedrive.live.com/embed?cid=003809D6D9821399&resid=3809D6D9821399%212695&authkey=AJz9IGXj5klBpVc&em=2" width="402" height="346" frameborder="0" scrolling="no"></iframe>
Ahora, en el enlace que dejo aquí abajo, miren lo resaltado en negrita:
https://onedrive.live.com/download?resid=ABCDXYZ&authkey=ABCDEF&em=x&app=Excel
Lo que nos interesa es lo correspondiente a “resid” y a “authkey” y lo que haremos será reemplazar las partes en negrita de dicho enlace con los valores correspondiente del código html obtenido, de tal modo que este será el nuevo enlace:
https://onedrive.live.com/download?resid=3809D6D9821399%212695&authkey=AJz9IGXj5klBpVc&em=2&app=Excel
¿Notan qué es lo que se reemplazó? Por si quedan dudas, para el caso del “resid” es la parte que está entre el signo igual (=) y el ampersand (&) y para el caso del “authkey” igual, pero para ambos casos después de la palabra respectiva.
Ahora sí, volvamos a nuestro libro de Excel y en la hoja en donde queramos los datos vamos a la pestaña “Datos” y en el grupo “Obtener y transforma datos” vamos a darle clic al botón “Desde la web” y en el cuadro de dialogo que se abrirá, pegaremos el enlace que hemos creado y le damos clic al botón “aceptar” (asegúrense de que en el enlace creado no hay espacios entre los caracteres).
Si todo salió bien se nos mostrará un cuadro como el que muestro a continuación, elegimos, a la izquierda, el nombre de la hoja en la que tenemos los datos, a la derecha se nos mostrarán algunos de ellos y hecho eso le damos clic al botón “Cargar” (si deseas cambios usa “Transformar datos”).
Si todo salió bien, en nuestra hoja tendremos algo así:
Para finalizar, en la pestaña “Datos” vayan al grupo “Consultas y conexiones” y ahí en “Actualizar todo” elijan “Propiedades de conexión…” y activen, si lo desean, “Actualizar cada” y coloquen la cantidad de minutos deseados; activen la opción “Actualizar al abrir el archivo” y verifiquen que la opción “Actualizar esta conexión en Actualizar Todo” esté activada. Por último, activar “Habilitar la carga de datos”. Listo, ahora nuestra hoja de Excel se actualizará con los datos que se cambien/agreguen/eliminen en el archivo de OneDrive. Espero les sea útil. Hasta la próxima.