Interactuando con Microsoft Word desde Excel (III): Enviar datos de Excel a Word y darles formato

Interactuando con Microsoft Word desde Excel (II): Pegando datos de Excel en Word

Interactuando con Microsoft Word desde Excel (I): Creando un objeto Word

Interactuando con Microsoft Word (III): Abrir archivos de Word, o detectar si ya están abiertos, para trabajar con ellos desde Excel usando VBA.

En los artículos anteriores de cómo interactuar con Microsoft Word (Enlace1, Enlace2), vimos básicamente la forma de enviar datos desde una hoja de Excel a un archivo de Word nuevo, pero ¿Qué pasa si queremos enviar nuestros datos a un archivo que ya existe? La primera respuesta que quizá se les viene a la mente es “pues lo abrimos ¡obvio!”, claro, eso es lo que haremos, aunque iremos un poquito más allá y veremos que hacer si ya está abierto el archivo en cuestión.

Ya saben ustedes que lo primero es activar las referencias respectivas a Microsoft Word en el editor de VBA, después de eso vamos a declarar las variables que vamos a usar. Una para crear un objeto que nos ayudará a trabajar con el archivo Word si ya está abierto, una para crear el objeto Word y otra para la ruta del archivo.

Dim objDoc As Object 
Dim MiappWord As Word.Application 
Dim strArchivo$ 

Ahora vamos a darle valor a la variable con la ruta del archivo, asumiendo que el archivo Word y el de Excel están en la misma carpeta.

strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\ArchivoEjemploWord.docx " 

Como para que no quede duda de que todo saldrá bien, usando Dir nos aseguramos que el archivo exista.

If Dir(strArchivo) = "" Then
     MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub
 End If 

De no existir el archivo, un MsgBox nos lo indicará y se terminará el proceso.

Ahora algo importante, para saber si el archivo está abierto vamos a usar una UDF que Microsoft puso a disposición pública hace año (ahora la página no existe), se puede mejorar, claro, pero dado que hay algo ya hecho ahorremos tiempo. Pueden ponerla en el mismo módulo de la rutina que estamos haciendo o en otro, no hay problema.

' This function checks to see if a file is open or not. If the file is
' already open, it returns True. If the file is not open, it returns 
' False. Otherwise, a run-time error occurs because there is 
' some other problem accessing the file. 
' Código de macro para comprobar si un archivo ya está abierto 
' http://support.microsoft.com/kb/291295/es 

Function IsFileOpen(filename As String) 
Dim filenum As Integer, errnum As Integer 
' 
On Error Resume Next   ' Turn error checking off. 
filenum = FreeFile()   ' Get a free file number. 
' Attempt to open the file and lock it. 
Open filename For Input Lock Read As #filenum 
Close filenum          ' Close the file. 
errnum = Err           ' Save the error number that occurred. 
On Error GoTo 0        ' Turn error checking back on. 
' Check to see which error occurred. 
Select Case errnum     
' No error occurred.     
' File is NOT already open by another user. 
Case 0
     IsFileOpen = False
     ' Error number for "Permission Denied."
     ' File is already opened by another user. 
Case 70
     IsFileOpen = True
     ' Another error occurred.
 Case Else
     Error errnum 
End Select 
End Function 

Entonces, ya con nuestra UDF y un If, vamos a detectar si el archivo está abierto, y de estarlo, con la función GetObject vamos a hacer la referencia respectiva al archivo (objDoc) y como lo que haremos es crear un objeto, vamos luego a convertirlo en nuestro objeto Word (MiappWord). De estar cerrado (Else), crearemos un objeto Word, abriremos el documento del ejemplo y lo haremos visible. Miren y analicen el código.

If IsFileOpen(strArchivo) Then
     'si está abierto
     Set objDoc = GetObject(strArchivo)
     Set MiappWord = objDoc.Application 
Else
     'si está cerrado
     Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
     MiappWord.Documents.Open strArchivo
     MiappWord.Visible = True 
End If 

Sea abierto o cerrado, una vez que tengamos el control del archivo, y para que se vea como se puede hacer cosas en él, dejaré una línea simple que lo único que hará es llevar el cursor al final del archivo Word.

MiappWord.Selection.EndKey Unit:=wdStory

Nuestra rutina completa debe de quedar así:

Option Explicit
'Todo Sobre Excel 
'Abraham Valencia 
'https://abrahamexcel.blogspot.com/ 
'https://www.facebook.com/TodosobreExcelAV/ 
'https://twitter.com/Todosobre_Excel 
'Lima, Perú 
'Junio del 2020 

Sub AbrirWord() 

Dim MiappWord As Word.Application 
Dim objDoc As Object 
Dim strArchivo$ 

strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\ArchivoEjemploWord.docx " 

If Dir(strArchivo) = "" Then
     MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub 
End If 

If IsFileOpen(strArchivo) Then
     'si está abierto
     Set objDoc = GetObject(strArchivo)
     Set MiappWord = objDoc.Application 
Else
     'si está cerrado
     Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
     MiappWord.Documents.Open strArchivo
     MiappWord.Visible = True
 End If 

MiappWord.Selection.EndKey Unit:=wdStory 

End Sub 

Y listo, eso es todo en esta ocasión y la prometo que continuaremos con más sobre interactuar con Word desde Excel a través de VBA ¡Hasta la próxima!

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo de aquí

Interactuando con Microsoft Word (II): Enviar datos de Excel a Word (VBA) y darles formato.

Hace varias semanas le comenté sobre cómo comenzar a interactuar entre Excel y Word usando VBA. (Enlace). En aquella ocasión sobre todo nos centramos en enviar tablas hacia Word en diversos formatos. En esta ocasión iremos un poco más allá y enviaremos datos y modificaremos su formato en el archivo de Word creado, entonces ¡Manos a la obra!

Para el ejemplo vamos a usar una cosa muy simple de datos en Excel, así:

Ahora, lo primero, como ya saben, será activar las referencias a “Microsoft Word 16.0 Object Library”, hecho eso corresponde declarar nuestras variables, en donde la primera será la de nuestro objeto Word.

Dim MiappWord As Word.Application

Ahora vamos a crear el objeto Word y un documento nuevo en blanco.

Set MiappWord = CreateObject("Word.Application") 
MiappWord.Documents.Add 

Como ya está creado nuestro objeto y ya tenemos un archivo nuevo en él, así no lo veamos, copiaremos nuestros datos de Excel.

Hoja1.Range("A1:C11").Copy

A partir de aquí empezaremos a usar el objeto Word por lo que usaremos la instrucción With para ahorrarnos algunas líneas de código.

With MiappWord 

Luego pegaremos nuestros datos en Word pero manteniendo el formato de origen.

  .Selection.PasteExcelTable False, False, False

Como es un archivo nuevo, la tabla pegada tendrá el índice 1, por lo que para referirnos a ella usaremos dicho índice como tabla dentro del documento activo (ActiveDocument) de Word y por ende, para seguir facilitándonos escribir un poco menos, usaremos otro With, ya que los formatos a aplicar estarán dentro de celdas de dicha tabla.

With .ActiveDocument.Tables(1)

Como en la tabla tenemos objetos Cell, lo que haremos es cambiar las propiedades respectivas de cada uno de los objetos que requerimos. Voy a dejar las líneas en VBA comentadas para que se sepa qué hace cada una.

         'Fuente de color rojo
         .Cell(2, 3).Range.Font.ColorIndex = wdRed
         'Fondo de color verde obtenido con constante de Word
         .Cell(3, 3).Shading.BackgroundPatternColor = wdColorGreen
         'Fondo de color verde gris obtenido con RGB
         .Cell(4, 3).Shading.BackgroundPatternColor = RGB(184, 183, 153)
         'Fuente en negrita
         .Cell(5, 3).Range.Font.Bold = wdToggle
         'Fuente en cursiva
         .Cell(6, 3).Range.Font.Italic = wdToggle
         'Fondo en rojo para toda una fila
         .Rows(7).Shading.BackgroundPatternColor = wdColorRed
         'Escribir hola en una celda
         .Cell(Row:=8, Column:=3).Range = "Hola"
 End With 

Para seguir aprendiendo sobre este tema, también vamos a ver cómo hacer cambios a varias celdas de la tabla que son contiguas, pero están en distintas filas y columnas.  Lo primero es definir dicho rango de celdas. En este caso iniciaremos en la fila 9, columna 1 y terminaremos en la fila 11, columna 3.

With .ActiveDocument
    Set mirango = .Range(Start:=.Tables(1).Cell(9, 1).Range.Start, End:=.Tables(1).Cell(11, 3).Range.End)
End With 

Para que no se mareen con los With, tranquilos/as, al final veremos todo junto. Volviendo a lo anterior, ya definido el rango, a través de un For-Each vamos a colocar la misma palabra en dichas celdas.

For Each miCelda In mirango.Cells
     miCelda.Range = "Repetir"
Next miCelda  

Quizás si tenemos todo junto nos sea más fácil entenderlo:

Option Explicit
'Todo Sobre Excel 
'Abraham Valencia 
'https://abrahamexcel.blogspot.com/ 
'Lima, Perú 
'Junio del 2020 

EnviardatosaWord() 

Dim MiappWord As Word.Application 
Dim mirango As Word.Range, miCelda As Word.Cell 

Set MiappWord = CreateObject("Word.Application") 
MiappWord.Documents.Add Hoja1.Range("A1:C11").Copy 

With MiappWord

          .Selection.PasteExcelTable False, False, False

          With .ActiveDocument.Tables(1)
              'Fuente de color rojo
              .Cell(2, 3).Range.Font.ColorIndex = wdRed
	            'Fondo en verde con constante de Word         
              .Cell(3, 3).Shading.BackgroundPatternColor = wdColorGreen
              'Fondo en verde gris con función RGB         
              .Cell(4, 3).Shading.BackgroundPatternColor = RGB(184, 183, 153)
              'Fuente en formato negrita
              .Cell(5, 3).Range.Font.Bold = wdToggle
              'Fuente en formato cursiva
              .Cell(6, 3).Range.Font.Italic = wdToggle
              'Fondo de color rojo para toda una fila
              .Rows(7).Shading.BackgroundPatternColor = wdColorRed
              'Escibir hola en una celda
              .Cell(Row:=8, Column:=3).Range = "Hola"
           End With

           With .ActiveDocument
               Set mirango = .Range(Start:=.Tables(1).Cell(9, 1).Range.Start, End:=.Tables(1).Cell(11, 3).Range.End)
           End With

          .Visible = True 
End With 

'Escribir la palabra Repetir en todas las celdas del rango elegido
For Each miCelda In mirango.Cells
     miCelda.Range = "Repetir" 
Next miCelda 

Application.CutCopyMode = False 
Set MiappWord = Nothing 

End Sub  

Si todo salió bien, en su Word deben tener algo como esto:

Y eso es todo en esta ocasión, espero que hayan aprendido un poco más sobre interactuar con Word desde Excel. Hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo de aquí