Excel e historia (V): La función "oculta" SIFECHA

Quiero comenzar diciéndoles que, tal como se lee en el título, hoy vamos a hablar un poco de la historia de Excel y SIFECHA; si ustedes lo que desean es ver cómo funciona dicha función, miren por aquí: Enlace. Eso sí, Antes de pasar a hablar de la función SIFECHA por si misma, vamos a recordar a algunas cosas sobre Excel y sus funciones ya que incluso quizá haya personas que no saben lo que pasaré a narrar.

Para crear Excel, Microsoft se basó en su programa Multiplan, primera hoja de cálculo desarrollada por Microsoft, en 1982, y que no había podido superar a Lotus 1-2-3 en posicionamiento y ventas. El 30 de septiembre de 1985, Microsoft puso en venta la primera versión de Excel (1.0) para las Macintosh (MAC) de Apple; esta versión de Excel mantenía funciones que ya se usaban en Multiplan, teniendo ellas incluso el mismo nombre y tipo de funcionabilidad (AVERAGE, COUNT, etc.) y manteniendo la compatibilidad con dicho programa. Asimismo, para que Excel sea compatible con Lotus 1-2.3, se incluyeron algunas funciones de dicho programa con el mismo nombre y funcionabilidad (ACOS, ASIN, etc.), en un intento de comenzar a lograr la migración de los usuarios/as de dicho programa hacia Excel, pudiendo usar sus propios archivos previamente creados en Lotus.

Ahora sí, volvamos a SIFECHA. Por años hemos sabido que SIFECHA es una función que existe en Excel desde hace algunos años, que es útil, que fue documentada en Excel 2000 y después por años dejada de lado por Microsoft, aunque hoy sí está en la ayuda en línea (Enlace), además aún hoy podemos seguir usándola, aunque no está en la lista de funciones del Excel ni puede ser usada con la herramienta “Insertar función” y no hay descripción alguna que nos dé la “Intellisense” cuando usamos dicha función. Todo eso podría tratar de explicarse cuando recordamos, como nos dijo Microsoft por años, que finalmente SIFECHA es una función “heredada” de Lotus 1-2-3, pero lo raro es que el año 1985, Lotus 1-2-3 no tenía una función así y si revisamos Excel 1.0, tampoco existía, entonces ¿No que fue heredada de Lotus 1-2-3 como se hizo con varias otras funciones de dicho programa que se incluyeron en Excel 1.0?

Pues lo que ocurrió fue lo siguiente. En 1987 Microsoft lanza al mercado Excel 2.0, con la particularidad de que dicha versión funcionaba en el sistema operativo Windows, mientras Lotus 1-2-3 seguía siendo solo compatible con D.O.S. A inicios de 1990, Windows se iba haciendo más popular al igual que Excel. Recién en esos años Lotus Software incursiona en Windows con su Lotus 1-2-3/W (para Windows), incluyendo nuevas herramientas y funciones a comparación de sus versiones para D.O.S. A pesar de ellos, el mercado estaba cada vez más copado por Excel.

En junio de 1993 Lotus Software lanza Lotus 1-2-3 para Windows Release 4, versión mejorada que incluía varias nuevas decenas de funciones y herramientas, con lo que pensaban competir con Excel. La particularidad de dicha versión es que incluía la función SIFECHA (DATEDIF) como una de las novedades. Por esos meses ya Microsoft anunciaba el lanzamiento de su siguiente versión de Excel, la cual aún estaba en revisión. Esos meses el equipo de Microsoft que veía lo nuevo para Excel, decide integra a SIFECHA para mantener la compatibilidad de dicha función de Lotus 1-2-3 con el programa, por lo que cuando Excel 5.0 ve la luz el 01 de octubre de 1993, incluía dicha función, aunque no se le menciona en las guías de Microsoft ni se incluía en su Ayuda, pero sí es comentada por varios usuarios y en algunas revistas, incluso por personal de Microsoft. Es bueno mencionar que las funciones heredadas de Lotus 1-2-3 y Multiplan en la versión 1.0 de Excel, sí estaban incluidas en guías y ayudas de Excel. Justamente eso lleva a Microsoft a documentar dicha función en Excel 2000, aunque, como ya comenté, igual se retiró dicha documentación en versiones posteriores.

Hoy en día SIFECHA sigue estando vigente en todas las versiones de Excel posteriores a la 5.0, pero Microsoft sigue sin ofrecernos facilidades para usarla en nuestras hojas y al parecer eso no cambiará, es en la práctica una función “oculta”, aunque les adelanto que no es la única.

Espero les haya gustado, hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Foros y grupos de Excel ¿Ayudar o trabajar para otras personas? (II)

Hay muchos grupos y foros sobre Excel que buscan ayudar a usuarios y usuarias de tan buen programa, pero ¿Toda la gente que ingresa a ellos busca ayuda o que le hagan todo el trabajo o la tarea? ¿Hacen bien aquellos/as que finalmente sí le hacen todo eso a los demás? ¿Ayuda o trabajar gratis para otros/as? ¿Qué opinan ustedes?

Un abrazo a todos y todas.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Agilizar archivos de Excel que tienen imágenes en sus hojas #TIPSTSE2

Como usuarios o usuarias de Excel, solemos cometer muchos errores que hacen que nuestros archivos se vuelvan de gran tamaño, ocupando muchos megas y, además, convirtiéndose en difíciles de manejar o muy lentos. Hoy vamos a dar a conocer algunos tips para evitar eso, en este caso es una alternativa para agilizar los archivos de Excel que tienen muchas imágenes.

Un abrazo a todos y todas.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Gráficos con color condicional

Creo que todos/as saben que cuando usamos gráficos podemos cambiar los colores de ellos y/o de algunas de sus partes a través de las herramientas que Excel nos brinda, claro, esto hay que hacerlo de forma manual o a través de macros, lo primero hace que nos tomemos un poco más de tiempo y lo segundo, pues, no todos quieren y/o saben usarlas. Hablando de colores, no es inhabitual que a veces se quiera aplicar colores dependiendo de los valores de los campos de los gráficos, algo así como aplicar un formato condicional y se necesite que sea de forma automática, Excel no tiene una herramienta que haga algo así, pero usando columnas auxiliares se puede lograr. Ah, bueno, podría hacerse con macros para no usar columnas auxiliares, pero la idea es no necesariamente usarlas.

Para el ejemplo usaremos una Tabla con alumnos y notas, suponiendo que la escala de notas va del 0 al 20, en donde se aprueba con 11 como mínimo y deseamos pintar de un color los aprobados y de otro color los desaprobados.

Vamos a agregar dos columnas auxiliares, una para los desaprobados y otra para los aprobados. En la columna “Desaprobados” agregaremos la siguiente fórmula:

=SI([@Nota]<=10;[@Nota];0)

En la columna “Aprobados” será la siguiente fórmula:

=SI([@Nota]>=11;[@Nota];0)

Si hicimos todo bien deberíamos tener algo así ahora:

Como los ceros (0) no nos interesan, vamos a sombrear los datos de las columnas de Desaprobados y Aprobados y usando “Formato de celdas…” ahí vamos a ir a la pestaña “Número” y en “Categoría” elegiremos “Personalizada” e ingresaremos lo siguiente:

0;;;

Ah, no olvidar aquí, así como en las fórmulas anteriores, que yo uso punto y coma (;) como separador de argumentos/listas, si tú usas coma (,) solo reemplaza. Dicho eso, continuemos.

Ahora lo que vamos a hacer es sombrear la columna de alumnos y usando la tecla Control (Ctrl) vamos a su vez a sombrear/seleccionar las columnas de desaprobados y aprobados.

Ahora vamos a insertar un gráfico, en mi caso he elegido el de columnas en 2D apiladas. Deberían tener como resultado algo así, en dondelo importante es que cada grupo tiene un color distinto en sus respectivas columnas.

Evidentemente ustedes pueden cambiar a gusto los detalles del gráfico final.

Pueden hacer esto mismo con varios tipos de gráficos, pero en algunos casos, por ejemplo, en lugar del formato personalizado sugerido para evitar los ceros (0), quizás sea mejor usar la función NOD y en algunos otros casos posiblemente tengan que superponer las columnas para evitar espacios grandes entre ellas por dichos ceros. Una última cosa, no será tan simple con todos los tipos de gráficos, por eso sobre todo para estos casos recomiendo las columnas 2D, pero por supuesto que eso ya será elección de cada quien.

Aquí el ejemplo: Enlace.

Espero les sea útil, hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú