Interactuando con Microsoft Word (IV): Enviar datos de celdas de Excel hacia objetos de un archivo Word

¡Hola nuevamente! En esta ocasión seguiremos interactuando con Word y lo que toca hacer es enviar, nuevamente, datos, pero ya no una tabla completa sino, datos específicos a cajas de texto en el archivo de Word, como si fuera un reporte y Excel nuestra base de datos. Para mí es más práctico usar la herramienta “Combinar correspondencia” desde el mismo Word, pero sé que para muchos es mejor hacer todo desde Excel, así que, manos a la obra.

Lo primero es tener datos, por ejemplo, del siguiente modo:

Ojo que en la celda B1 hay una lista desplegable de los datos de la columna “Id” de la Tabla (Asumo que saben cómo hacerla).

En Word tendremos un documento así:

Por si no lo saben, aquellas partes del Word en donde dice “Haga clic o pulse aquí para escribir texto”, cada uno es un “Control de contenido de texto sin formato” que serán los campos en donde insertemos el texto que tenemos en Excel. Para usarlos, activen la pestaña “Programador” de su Word y en el grupo “Controles” los encontrarán.

Para que sea fácil su identificación en el archivo Word vamos a modificar la propiedad “Título” de cada control, no será difícil si vamos seleccionado cada uno y presionamos el botón “Propiedades” del mismo grupo “Controles” y agregamos el título que elijamos.

En mi caso elegí TxtId, TxtNombres, TxtSexo, etc.

Ahora sugiero releer un par de artículos sobre las referencias a activar y el objeto Word (Enlace1) y otro sobre cómo detectar archivos abiertos (Enlace2). Del segundo enlace copiaremos en nuestro archivo Excel la UDF “IsFileOpen”.

Luego vamos a declarar las variables y abrir el archivo Word al que enviaremos los datos. Ya que enviaremos solo un registro a la vez, es importante que previamente se haya elegido un dato en la lista desplegable de la celda B1..

 If Range("B1") = "" Then
     MsgBox "Elija un dato de la lista", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub
 End If 

strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\Formulario de datos.docx" 

If Dir(strArchivo) = "" Then
      MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
      Exit Sub 
End If 

If IsFileOpen(strArchivo) Then
      'si está abierto el archivo word
      Set objDoc = GetObject(strArchivo)
      Set MiappWord = objDoc.Application
 Else
      'si está cerrado el archivo Word
      Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
      MiappWord.Documents.Open strArchivo
      MiappWord.Visible = True 
End If 

Algo que no hicimos al inicio es declarar las variables que usaremos para los datos que enviaremos a Word. Asimismo, como en Excel nuestros datos están como Tabla, declararemos una variable para dicha tabla. En un momento veremos para qué es todo eso

Dim strNombre$, strSexo$, strDireccion$, strPrograma$ 
Dim FechaN as Date 
Dim MiTabla as ListObjects 

Para hallar los valores que corresponda al ID que elijamos en la celda B1, vamos a usar la WorkSheetFunction llamada VlookUp, de funcionamiento similar a BuscarV. Yo prefiero usar Find, pero para el ejercicio considero que será más fácil entender la función elegida. Esos sí, como buscaremos los datos en una Tabla, primero asignaremos el objeto Tabla a la variable respectiva y ya después usaremos el VLookUp.

Set miTabla = Hoja1.ListObjects("Tabla1")

With Application.WorksheetFunction
     strnombre = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 2, 0)
     strsexo = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 3, 0)
     fechan = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 4, 0)
     strdireccion = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 5, 0)
     strprograma = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 6, 0) 
End With 

Como ya tenemos los valores en nuestras variables, ahora sí comenzaremos a trabajar con el objeto Word y con los controles que ahí tenemos. Como vamos a trabajar con el documento activo, y hemos colocado nuestros propios títulos a cada control de nuestro archivo Word, usaremos también el método SelectContentControlsByTitle así como el objeto Range del control, que representa su área continua. Por último, a través de la propiedad Text le daremos el valor de nuestras variables de Excel. Ah, ojo con los nombres de los títulos de los controles ya que son sensibles a mayúsculas y minúsculas. El resultado en Word debe verse así:

Juntando todo y ordenando, deberíamos tener esto:

Option Explicit
 'Todo Sobre Excel
 'Abraham Valencia
 'https://abrahamexcel.blogspot.com/
 'https://www.facebook.com/TodosobreExcelAV/
 'https://twitter.com/Todosobre_Excel
 'Lima, Perú
 'Julio del 2020

 Sub EnviarDatosaWord() 

Dim MiappWord As Word.Application 
Dim objDoc As Object 
Dim strArchivo$, strnombre$, strsexo$, strdireccion$, strprograma$ 
Dim fechan As Date 
Dim miTabla As ListObject 

If Range("B1") = "" Then
     MsgBox "Elija un dato de la lista", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
     Exit Sub 
End 

If strArchivo = ThisWorkbook.Path & "\Formulario de datos.docx" If Dir(strArchivo) = "" Then
      MsgBox "No existe el archivo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel"
      Exit Sub 
End If 

Set miTabla = Hoja1.ListObjects("Tabla1") 

With Application.WorksheetFunction
     strnombre = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 2, 0)
     strsexo = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 3, 0)
     fechan = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 4, 0)
     strdireccion = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 5, 0)
     strprograma = .VLookup(Range("B1"), miTabla.Range, 6, 0) 
End With 

If IsFileOpen(strArchivo) Then
      'si está abierto el archivo word
      Set objDoc = GetObject(strArchivo)
      Set MiappWord = objDoc.Application 
Else
      'si está cerrado el archivo Word
      Set MiappWord = CreateObject("Word.Application")
      MiappWord.Documents.Open strArchivo
      MiappWord.Visible = True 
End If 

With MiappWord.ActiveDocument
     .SelectContentControlsByTitle("TxtId").Item(1).Range.Text = Hoja1.Range("B1").Value
     .SelectContentControlsByTitle("TxtNombres").Item(1).Range.Text = strnombre
     .SelectContentControlsByTitle("TxtSexo").Item(1).Range.Text = strsexo
     .SelectContentControlsByTitle("TxtFechaN").Item(1).Range.Text = fechan
     .SelectContentControlsByTitle("TxtDirección").Item(1).Range.Text = strdireccion
     .SelectContentControlsByTitle("TxtPrograma").Item(1).Range.Text = strprograma
     .SelectContentControlsByTitle("TxtFechaI").Item(1).Range.Text = Date     
 End With

 'Dejamos el cursor al final de la página 
MiappWord.Selection.EndKey Unit:=wdStory 

MsgBox "Todo listo", vbOKOnly, "Todo Sobre Excel" 

'Esta línea no es necesaria, pero por costumbre algunos la usamos 
Set MiappWord = Nothing 

End Sub 

Y listo, eso es todo por hoy. Ah, por supuesto que si quieren pueden mejorar el formato del Word, al ser este un ejemplo pues no le dedico tiempo a ese tipo de detalles ¡Hasta la próxima!

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo de aquí