Microsoft Outlook desde Excel (III): Alertas a través del correo electrónico

Como ya he comentado en otros artículos, en los foros/comunidades de Excel entre las preguntas más frecuentes están las relacionadas a cómo enviar mensajes de correo electrónico a través de Macros de Excel. Muchas de dichas preguntas incluso tienen carácter más puntual y no es raro que las personas pregunten por “alertas” automáticas cuando, por ejemplo, se cumplen ciertas fechas que se consideran límites. En esta ocasión vamos a dar algunos consejos para esos casos y usando Microsoft Outlook.

Primero, por si acaso, recordemos como enviar mensajes a través de Outlook: Enlace_1, luego también recordemos como enviar mensajes masivos: Enlace_2, algo que nos será útil en esta ocasión. Ahora vamos a suponer que tenemos los siguientes datos:

Lo que vamos a hacer que la macro se active a través de evento “Open” del libro, por lo que pondremos lo siguiente en el módulo del libro (que lleva por defecto el nombre “ThisWorkBook”):

Private Sub Workbook_Open() 
Call EnviarAlertas
End Sub  

De ese modo la macro se activará automáticamente al abrir el archivo. Luego, a través de un bucle (For – Next) recorremos la columna de la fecha de vencimiento y si es inferior al día en que se abrió el archivo, entonces se enviará un mensaje de correo a la persona recordándole su deuda. Incluiremos una copia para uno mismo. En la columna “E” (“Notificado”) agregaremos un “Sí” después de que se envíe el mensaje, de ese modo al volver a abrir nuevamente el archivo, a través de un “If” se verificará dicha columna y de haber dicha palabra (ojo, cualquiera en realidad en éste caso), a esa persona no se le volverá a enviar el mensaje.

Entonces, dicho todo eso, nuestra macro debería quedar así:

Sub EnviarAlertas() 
Dim OutlookApp As Outlook.Application 
Dim objItem As MailItem 
Dim UltimaFila As Long, x As Long 
Dim FechaV As Date 

Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application") 
Let UltimaFila = Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row 

For x = 2 To UltimaFila
     Let FechaV = Range("D" & x).Value
     If FechaV < Date And Range("E" & x).Value = "" Then
         Set objItem = OutlookApp.CreateItem(olMailItem)
         With objItem
             .To = Range("B" & x).Value
             .cc = "tucorreo@correo.com"
             .Subject = "Deuda vencida"
             .Body = "Estimado/a señor/a " & Range("A" & x) & " su cuota de " & FormatCurrency(Range("C" & x).Value) & " venció el día " & Range("D" & x).Value
             .Send
         End With
         Set objItem = Nothing
         Range("E" & x).Value = "Sí"
     End If
Next x
Set OutlookApp = Nothing
MsgBox "Cuentas revisadas"
End Sub  

No olvides activar la referencia a "Microsoft Outlook 15.0 Object Library" en el editor de VBA (en donde el 15.0 puede variar dependiendo de tu versión de Excel).

Y listo, eso es todo en esta ocasión, solo adáptalo a tus necesidades. Hasta la próxima.

Abraham Valencia