Excel e historia (II): El antiguo y olvidado "Formulario de Datos"

Aunque todos/as tenemos muy claro en que Excel es una hoja de cálculo e incluso Microsoft lo tenía muy claro desde el inicio, sin duda alguna dicha misma corporación consideraba el uso de dicho programa como base de datos como se infiere de las primeras publicaciones sobre dicho programa o lo que se iba incluyendo en sus funciones y manuales, así sea pensando en la cantidad de datos con los que uno deseaba hacer justamente cálculos.

Cuando en 1987 se lanzó Excel 2.0, dentro de las herramientas que Microsoft incluyó para el uso en bases de datos estaba un cuadro de entrada, búsqueda y edición de datos llamado “Formulario de Datos”, o Data Form en realidad, recordemos que en aquel entonces solo había Excel en inglés. Dicho formulario se activaba a través del menú respectivo incluido.

En 1993, con la aparición de Excel 5.0 y VBA, también aparecen los antes llamados Diálogos (hoy conocidos como Diálogos de Excel 5.0) que son formularios que también pueden usarse justamente con VBA. En 1997 se emite Excel 97 (8.0) y en él Microsoft va más allá e incluye los Userform de VBA. Con la aparición de ambos, sobre todo con los segundos, que con programación iban más allá de los límites del Formulario de Datos, dichos últimos formularios se van dejando de usar cada vez más e incluso es en Excel 2003 que aparece en el menú de Datos por última vez, no siendo incluidos en la Cinta de Opciones que apreció en Excel 2007 ni en versiones posteriores, aunque siguen existiendo.

Dejando la parte histórica de lado, vamos a explicar, ahora, cómo funcionan dicho tipo de formularios. Como ya se dijo en el párrafo anterior, la desventaja es que no se puede ir más allá de las funciones predeterminadas que tiene, que ya vamos a ver, pero yo diría que su mayor ventaja es que no es necesario saber VBA para usarlo e igual facilita la búsqueda, ingreso y edición de datos. Ah, otras de las desventajas, para algunos, era que podía usarse sobre un máximo de 32 columnas y que no pueden usarse botones u otra herramienta además de las predeterminadas.

Vamos a ver como usar dicho formulario en versiones actuales de Excel. Lo primero es ir a la pestaña Archivo, ahí eligen Opciones y les saldrá un formulario en el cual elegirán “Barra de herramientas de acceso rápido”. En la primera lista sugiero elegir “Todos los comandos” y ahí buscar “Formulario...”, elegir “Agregar” y que quede, por ende, en la segunda lista, la de la derecha.

Con eso, ya tendremos habilitada la opción de usar dicho formulario cuando lo necesitemos.

Ahora vamos a suponer que tenemos datos como los que mostraré a continuación. Ojo, yo inicio con los datos en la celda A1, pero pueden estar en cualquier lado de la hoja e incluso puede haber otros grupos de datos en la misma hoja. Sitúen el cursor en cualquier celda del grupo de datos o Tabla y hecho eso denle clic al botón agregado a la barra de herramientas. Deberían tener esto como resultado:

Como ven hacia la izquierda del formulario salen los campos con los nombres usados en los encabezados y/o primera fila de los datos; al centro hay una barra de desplazamiento vertical que justamente permite moverse entre registros (filas) en los campos del formulario de manera rápida; hacia la derecha vemos botones que pasaremos a explicar.

Nuevo: Como bien dice su título sirve para agregar registros nuevos, basta presionarlo para que los campos se queden vacíos que pueden ser llenados con nuevos datos. Una vez ingresados los datos, basta presionar la tecla Enter del teclado para que el formulario envíe los datos del formulario a la última fila del grupo de datos o Tabla en cada campo correspondiente.

Eliminar: Borra el registro que está activo en ese momento en el formulario.

Restaurar: Deshace los cambios que se están haciendo en ese momento en los campos mientras se esté agregando o cambiando algún registro.

Buscar anterior y Buscar siguiente: Permite desplazarse entre registros de uno en uno, hacia atrás y hacia adelante, respectivamente. Si se desea se puede hacer cambios en el registro activo y al presionar la tecla Enter dichos cambios se reflejarán en los datos respectivos.

Criterios: Permite escribir criterio de búsqueda en el campo o campos que se desee y/o necesite. Por ejemplo, si quiero buscar solo los de sexo masculino basta darle clic a Criterios y colocar esto en el campo Sexo:

Una vez escrito eso, basta usar los botones “Buscar anterior” o “Buscar siguiente” y solo recorrerá los registros que cumplen con el criterio. También se puede usar comodines, tal como se indica en la ayuda del Excel que copio y pego para conocimiento:

Use	Para buscar
? (signo de interrogación)	Un único carácter Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco)	Cualquier número de caracteres Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~	Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".

Ah, una cosa más, para campos numéricos se pueden usar signos como mayor (>), menor (<) o igual (=) o combinación de ellos. Para terminar, el botón Cerrar es evidente para lo que sirve jejeje. Y eso amigos y amigas es el Formulario de Datos de Excel, espero hayan aprendido algo nuevo. Hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Excel e historia (I): Excel Macro Language (XLM) - Macros 4.0

El 30 de septiembre de 1985 Microsoft puso en venta la primera versión de Excel, es decir, la versión 1.0 y aunque a muchos les sorprenda, no era para MS-DOS 3.0, sistema operativo que en aquel entonces usaba la corporación, sino para las Macintosh (MAC) de Apple que tenían su propio sistema operativo. Dicho sea de paso, la primera versión de Windows no aparecería hasta unos meses después (para quienes no lo saben).

¿Cuál es el dato importante en esta ocasión? Pues desde dicha primera versión ya Excel traía macros. Sí, así como lo leen, Excel ya tenía incorporadas macros e incluso tenían su propia grabadora de macros.

Claro, algo importante a resaltar es que las macros en aquel entonces no eran basadas en Visual Basic for Application (VBA) como las que usamos hoy en día. En aquella primera versión de Excel existían tres tipos de archivos: hojas de cálculo, macros y gráficos.

Estas macros se programaban en aquellas Macro Sheet y si los archivos diversos de Excel estaban vinculados, podían tenerse abiertos y trabajar entre ellos haciendo uso de la memoria de la MAC. Este lenguaje de macros tenía sintaxis muy similar a las fórmulas y sus instrucciones se almacenaban en las celdas de las hojas de macros (Macro Sheet). Microsoft inicialmente llamó a este lenguaje como Excel Macro Language (XLM) y con la compra de Excel venía incluido un manual de referencia al uso propio de dicho programa, así como uno llamado “Arrays, Functions, and Macros for the Apple Macintosh”, mediante el cual se podían ver y aprender a usar también dicho lenguaje de macros mencionado.

Unos años después, Microsoft lanza la primera versión de Excel para Windows, aunque mantuvo la numeración correlativa con la versión para MAC y así nació Excel 2.0 el 31 de octubre de 1987.

Con esta nueva versión de Excel, la arquitectura de los archivos cambia y comienzan a usarse los formatos de archivos de intercambio binario, BIFF2 para este caso, pero dicho tipo sigue siendo de una sola hoja, aunque predetermina la extensión *.xls.

Esta versión de Excel también vino con su manual para macros “Microsoft Excel: Functions and Macros”. En dicho manual, así como el de la versión de Excel 1.0, se define que hay dos tipos de macros; las llamadas macros de comandos debido a su similitud con los comandos integrados en Microsoft Excel y las llamadas macro de función, que son parecidas a las funciones nativas de Excel.

Para que se entiendan como funcionaban dichas macros, vamos a un ejemplo de lo que le decían macro de comando, pero claro, lo haremos en nuestras versiones actuales de Excel, aunque será bastante parecido a lo que se hacía antaño. Abran un archivo nuevo, luego en cualquier pestaña den clic derecho y elijan “Insertar…”.

En el cuadro de dialogo que saldrá, elijan “Hoja internacional de macros” que será prácticamente igual a las hojas clásicas de Excel.

Escribe los siguiente en las celdas respectivas:

Aquí se los dejo como texto por si acaso:

Prueba
Minombre=INPUT("Ingresa tu nombre") 
=ALERT("Hola " & Minombre) 
=RETURN() 

Para ver como actúa, coloquen el cursor en la celda A1, den clic derecho y elijan “Ejecutar…”.

En el siguiente dialogo elije “Ejecutar”.

Si todo salió bien, te saldrá esto en pantalla:

Ingresen su nombre y denle clic al botón “Aceptar” y saldrá esto en pantalla:

Como ven, hemos ejecutado una macro en la que ingresamos valor a una variable a través de un Input y luego con una Alert mostramos el nombre ingresado. Sé que es simple, pero la idea es que vean cómo funcionan.

Ahora haremos lo propio, pero con una macro de función que como verán funcionaban muy parecido a lo que hoy conocemos como las Funciones Definidas por el Usuario (UDF por sus siglas en ingles) de VBA. Como las hojas de macro permiten más de un comando y funciones, usaremos la misma, pero en otras celdas. Escriban lo siguiente:

Nuevamente aquí también se los dejaré como texto:

Cambiodolar
=ARGUMENT("mivalor") 
=mivalor*3.81 
=RETURN(A9) 

En su época dichas macros de función se llamaban colocando así en la celda de una hoja de Excel en donde se deseaba obtener el resultado (En donde 1000 es la cantidad que multiplicará la función creada por 3.81 como se definió), aunque el archivo XLM necesariamente tenía que estar abierto:

= Nombredelarchivoconlasmacros.XLM!Cambiodolar(1000)

Como ya no usamos las versiones de Excel en donde funcionaban los archivos *.xlm, tenemos que hacer lo siguiente: Sitúate en la celda A8 y en la pestaña “Fórmulas”, en el grupo “Nombres definidos” activa el botón “Asignar nombre” y en el cuadro de dialogo llena tal cual aquí y le das clic al botón “Aceptar”.

Luego, en una hoja común del libro, en cualquier celda simplemente colocaremos esto y el resultado evidentemente será 3810.

=Cambiodolar(1000)

Después de estos ejemplos, volvamos nuevamente a la historia. En 1990 Microsoft lanza la versión 3.0 de Excel cuyos formatos de archivo eran esta vez del tipo BIFF3. Dos años después, en 1992 se lanza Excel 4.0 (arquitectura BIFF4), última versión de dicho programa en que solamente se usaban el tipo de macros de las que hoy hablamos y en la cual los archivos eran necesariamente independientes. La particularidad de dicha versión es que ya no solo se emite en inglés, sino en varios otros idiomas y lo mismo aplica para las instrucciones/funciones de sus macros. Yo tengo mi Excel en español/castellano, asumo que quienes están leyendo, mayoritariamente, también, así que vamos a probar estas macros en nuestro idioma.

Líneas arriba les mencioné como insertar las una “Hoja internacional de macros”, pero en esta ocasión elijan “Macro de Microsoft Excel 4.0”. Verán que es idéntica la internacional, pero en esta ocasión escriban esto:

El texto:

PruebaCastellano
minombrencastellano=INTRODUCIR("Ingresa tu nombre") 
=ALERTA("Hola " & minombrencastellano & " mira la barra de estado") 
=MENSAJE(VERDADERO;"Este Excel es de  " & minombrencastellano) 
=VOLVER() 

Ojo a que yo uso el punto y coma como separador de argumentos, si ustedes usan la coma, cambien por lo adecuado en la línea del “Mensaje”. Se supone que ya aprendieron como ejecutar dicha macro, así que se los dejo a ustedes esta vez.

En 1993 Microsoft lanza la versión 5.0 de Excel (arquitectura BIFF5), con dicha versión aparecen los archivos que podían tener varias hojas (libros) y sobre todo aparece Visual Basic for Application (VBA) y sus rutinas comienzan también a conocerse como macros. Para diferenciar las macros de VBA con las de XLM, a estas últimas comienzan a conocerlas como Macros 4.0 o macrofunciones. Si bien se mantiene la compatibilidad con las macros 4.0 en versiones posteriores de Excel (como por ejemplo con la inserción de hojas mencionadas en este artículo), la versión 5.0 es la última en que se mantiene la grabadora de dicho tipo de macros.

Estos años de lamentablemente pandemia, nuevamente se habla de las Macros 4.0 ya que, aprovechando que muchos antivirus dejaron de detectarlas, algunos hackers han estado haciendo de las suyas con ellas. Por cierto, para usar Macros 4.0 no olviden habilitar su activación: Enlace.

Por cierto, hay algunas otras formas de seguir usando Macros 4.0 sin necesidad de insertas las hojas comentadas. La primera que quiero comentarles es una que emula las macros de funciones a través del uso del “Administrador de nombres”.

Vamos a crear una función con Macros 4.0 que detecte cuando el texto de una celda tiene aplicado el formato de Tachado. En el “Administrador de nombres” vamos a agregar el siguiente nuevo nombre “Detectartachado”, pero previamente sitúen el cursor en la celda B1 y una vez hecho eso procedan a crearlo y en “Se refiera a” coloquen exactamente esto:

=INDICAR.CELDA(23+0*HOY();!A1)

No olviden cambiar mi punto y coma por una coma de ser el separador que ustedes usan. La función INDICAR.CELDA (GET.CELL) devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de una celda y su tipo 23 nos indica si todos los caracteres de la celda o solamente el primero están tachados, devolviendo VERDADERO o de lo contrario devuelve FALSO. Lo del “+0*HOY()” es solo para hacer volátil, en la medida de lo posible, dicha función. Eso sí, en este caso cuando se use la fórmula reconocerá si la celda inmediata de su lado izquierdo tiene el formato de "Tachado" activado o no. Hay formas de hacer que sea otra celda, pero lo probaremos en otra ocasión. Entonces, por ejemplo, si en la celda A3 tengo tento tachado, en B3 colocaré lo siguiente:

=Detectartachado

El resultado en la celda B3 será "VERDADERO". Por supuesto que podemos anidar dicha función con otras para cambiar y/o mejorar la respuesta /resultado en la celda, pero eso también será tarea para cada uno/a.

Una última forma es hacer uso de las Macros 4.0 a través de VBA, sí, no leyeron mal, vamos a usar VBA y en específico el método ExecuteExcel4Macro del Excel. Para que sea, creo yo, más fácil de entender usaremos nuevamente INDICAR.CELDA (GET.CELL). Supongamos una hoja con el CodeName Hoja1 y que en la celda B1 se ha aplicado formato “Negrita”, entonces, prueben esta macro:

Sub NegritaMacros4()

Application.Goto Hoja1.Range("B1") 
MsgBox "Celda con formato TACHADO: " & ExecuteExcel4Macro("GET.CELL(20)") 

End Sub 

Corran la macro y el MsgBox debería decir lo siguiente:

Y esto amigos/as son las Macros 4.0, o macrofunciones, o Excel Macro Language (XLM), espero les haya resultado entretenido. Hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo aquí

El lado oscuro del Excel

Estimados/as amigos/as, este domingo 08 de mayo a las 11:00 a.m. hora de Perú y México, estaremos conversando con Fernando González (España) , Gerson Pineda (Honduras) y Leopoldo Blancas (México), de ese lado que casi nunca se comenta sobre Excel ¡Su lado oscuro! Esperamos puedan acompañarnos. https://youtu.be/qhjISm9PQbM

Un abrazo a todos y todas.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Ranking (Top) con Slicers (Segmentación de datos) y Power Pivot

Hace un par de meses, en uno de los foros de Excel en los cuales participo, preguntaron si era posible tener un Top (Ranking) de vendedores que se visualice en algún gráfico y que no se necesite usar macros. Si bien yo no participé en dicho debate, la alternativa que le dieron al usuario fue, finalmente, usar macros. Me quedé con la curiosidad y hace algunos días logré algo muy cercano, pero necesariamente tuve que usar cuatro columnas auxiliares (en mi experiencia a la mayoría de usuarios no les gusta usarlas) y, además de la tabla de datos, tuve que usar una tabla adicional en la que coloqué los números Top.

Relacioné a ambas con una de las columnas auxiliares y logré que con un Slicer de los Top la tabla dinámica y el gráfico dinámico de datos cambien dependiendo de lo elegido en el Slicer.

Claro, el pequeño dilema es que para que todo se actualice, después de elegir el valor en el Slicer de los top, pues necesariamente hay que usar el botón de actualizar de la tabla dinámica. Por supuesto se puede hacer que se actualice con una macro, pero volveríamos al dilema inicial que les comenté: Hacerlo sin macros (por más que el actualizar con macros no involucre directamente lo del ranking). Pero bueno, no se preocupen, al final basándome en lo logrado, conseguí el objetivo a través de Power Pivot, pero eso sí, antes de explicarles esa solución, igual les comentaré lo previo, ya que fue la base para todo. Trataré de hacerlo de forma resumida:

Columna “Sumarsi”. Tiene la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(Hoja1!$B$2:$B$201;Hoja1!$B2;Hoja1!$C$2:$C$201)

Creo que para muchos/as es obvio que lo que intento con ella es que a cada vendedor tenga el total de sus ventas y por el momento no importa que se repita. Si bien eso se puede hacer con una tabla dinámica, en esta ocasión lo necesitaremos para lograr crear un ranking.

Columna RankingVendedor. Tiene la siguiente fórmula:

=SUMA(1/SI($E$2:$E$201>E2;CONTAR.SI($E$2:E201;$E$2:$E$201);9.999999999E+307))+1

Esta fórmula, apelando a el número más alto que puede calcular Excel, pues logra generar números de ranking sin repetidos a diferencia de JERARQUIA (tilde omitida como en la función). No, olvidar que se tiene que ingresar como fórmula matricial (excepto para Office 365).

Columna EligeRanking. Tiene la siguiente fórmula:

=SUBTOTALES(4;DatosRanking[NivelTop])

Esta columna es la que relaciona a la tabla de datos con la de los top. No olvidemos que los Slicer, al igual que los filtros, lo que hacen es ocultar filas, así que con SUBTOTALES podemos conseguir el valor de la tabla de los top, sea cual sea. Uso el 4 (equivalente a MAX), ya que, al ser valores distintos en dicha tabla, elijamos cual elijamos se mostrará siempre uno, es decir, siempre será el máximo (también podría usarse MIN).

Columna FiltrarVendedor. Tiene la siguiente fórmula:

=SI(F2 <= G2;1;0)

Es decir, si el RankingVendedor es menor o igual a EligeRanking, pues colocamos un 1 ¿Para qué? Para que al elegir el valor del Slicer del top/ranking, pues nos indique con un 1 (uno) cuales son los valores de los datos que son mayores o iguales y ese uno será lo que usaremos para mostrar o no los valores que necesitemos. ¿Por qué mayores? Porque para un ranking los mejores son los de menor número ¿O no recordaban eso? Igual cuando vean el archivo se entenderá mejor.

Luego, tipo dashboard, insertaremos una tabla dinámica (TD) y un gráfico dinámico. Eso sí, en la TD hagamos los siguiente. Usaremos la columna “C” (Monto) y sus valores sumados y la columna FiltrarVendedor (“H”), pero ojo con esta última, en la configuración del campo usaremos “Promedio”.

>

Ahora en la TD, en la columna de los vendedores, en el filtro eligen “Filtros de valor”, luego “Mayor que…”, en la primera lista desplegable elegimos “Promedio de FiltrarVendedor”, en la segunda “Es mayor que” y en el último casillero agregamos un cero (0).

Luego en la tabla de los Top agregamos un Slicer (asumo que saben cómo), lo cortan y lo pegan en la misma hoja de la TD y el gráfico dinámico. Para evitar, como comenté al inicio, estar eligiendo el valor top del slicer y actualizando la TD, agregamos una pequeña macro, pero todo esto lo podrán ver en el archivo que pueden descargar de aquí.

Ahora sí vamos a hacerlo con Power Pivot, que estoy seguro es lo que ustedes están esperando. Lo primero es que usaremos dos tablas similares a las del ejemplo anterior. Agreguen ambas al modelo de datos (igual asumo que saben cómo hacerlo).

Luego vamos a Power Pivot, a la tabla de datos que yo he llamado “TablaDatos” y vamos a agregar las siguientes funciones cuyos nombres serán similares a los del archivo anterior para que se entienda el porqué de su uso.

EligeRanking:=MAX('DatosRanking'[NivelTop])

SumaMonto:=SUM(TablaDatos[Monto]) 'Esto de aquí es equivalente a la de columna “Sumasi” del anterior ejemplo

En esas dos no hay mucho que explicar ya que estoy seguro todo/as saben lo que hacen MAX y SUM pues en DAX hacen lo mismo que en Excel. Vamos con las otras:

RankingVendedor:=RANKX(ALLSELECTED(TablaDatos[Vendedor]); [SumaMonto]; ; 0)

En esta función sí vamos a detenernos un poco. RANKX es una función DAX que nos devuelve la clasificación de una lista para cada fila de la tabla elegida, basado en la expresión que se elija (muy parecido a JERARQUIA). En este caso la tabla es TablaDatos con el detalle que usamos ALLSELECTED para nos devuelva todas las filas de la tabla omitiendo los filtros que se apliquen y como ven para este caso usaremos el campo Vendedor. Para el argumento de elección del ranking, usaremos la función que hemos creado previamente “SumaMonto”.

La siguiente es:

FiltrarVendedor:=IF([RankingVendedor] <= [EligeRanking];1;0)

Creo que en esa tampoco hay mucho que detallar.

Ahora que ya tenemos las funciones, crearemos, desde Power Pivot, una TD. Ojo, si en la hoja de Excel en donde han creado la TD les sale un aviso así, ni caso.

Luego activen los siguientes campos:

Luego en el campo de Vendedor, usaremos el mismo filtro del anterior ejemplo.

Quiten el campo FiltrarVendedor para que no salga en el gráfico dinámico que vamos a insertar. Sugiero también ordenar de forma descendente el campo RankingVendedor de la TD y recién ahí insertar el gráfico. Luego insertamos un Slicer del Top, obivamente con Segmentación de Datos. Deberíamos tener algo así y ya sin necesidad de macros al elegir cualquier ítem del Slicer, automáticamente cambian tanto la TD como el gráfico.

Si ven el detalle del gráfico también se ven los valores de RankingVendedor, pero hay algunos trucos para ocultarlos, pero eso ya queda como tarea para cada uno.

Espero les haya gustado y, sobre todo, espero que les sea útil. Hasta la próxima.

Abraham Valencia
Lima, Perú

Descargue el ejemplo aquí